SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

A.     PENGERTIAN

                     

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

B.      TUJUAN UMUM

a.    Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b.    Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c.    Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

a.    Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

b.    Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

c.    Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

C.      BAGIAN SIM

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

a.    Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

b.    Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

c.    Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

d.   Sistem informasi personalia (personal information systems).

e.    Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

f.     Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

g.    Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

h.    Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

i.      Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

j.      Sistem informasi analisis software

k.    Sistem informasi teknik (engineering information systems)

D.     PENGANTAR DAN KONSEP DASAR SIM

1.             Informasi merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.

2.             Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.

3.             Data, Information & Knowledge

4.             Data merupakan deskripsi dasar akan suatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan, dan disimpan tanpa suatu pengorganisasian sebelumnya.

5.             Knowledge (pengetahuan) terdiri dari data dan/ atau informasi yang telah diorganisasikan dan diproses sehingga memberi pemahaman, pengalaman, pembelajaran, dan keahlian tertentu yang dapat diaplikasikan pada masalah bisnis yang dihadapi.

6.             Informasi dalam Proses Bisnis Industri Manufaktur

7.             Teknologi Informasi adalah berbagai teknologi (utamanya computer-based tool) yang digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi dan pemrosesan informasi suatu organisasi

8.             Istilah umum yang menunjukkan berbagai teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, manipulasi/analisis, produksi, komunikasi, dan penyebaran informasi.

9.             Mencapai kesuksesan bisnis melalui Teknologi Informasi

10.         People menggunakan information technology untuk bekerja dengan information

11.         Teknologi informasi merupakan faktor penting dalam kesuksesan dan inovasi bisnis.

E.      SISTEM INFORMASI DAN DUKUNGANNYA PADA BISNIS

Sistem Informasi (SI) dan Dukungan SI dalam Bisnis

1.    Informasi  merupakan fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi seseorang untuk keperluan/pekerjaan tertentu.

2.    Data pada umumnya harus diolah terlebih dahulu sehingga menjadi informasi yang dapat dipahami dan bermanfaat atau lebih bermanfaat.

3.    Teknologi Informasi (Information technology/IT)

4.    berbagai teknologi (utamanya computer-based tool) yang digunakan manusia untuk bekerja dengan informasi dan mendukung pemenuhan kebutuhan informasi dan pemrosesan informasi suatu organisasi

5.    Istilah umum yang menunjukkan berbagai teknologi yang membantu pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan (manipulasi/analisis), serta komunikasi dan penyebaran informasi.

6.    Sistem Informasi

7.    Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan memprosesnya menjadi informasi sebagai output

8.    Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu.

F.       SISTEM INFORMASI

Macam dan Aplikasinya

Computer based information system (CBIS)

1.    Suatu kombinasi yang terorganisir dari

2.    Hardware : sekumpulan perangkat keras

3.    Software : sekumpulan perangkat lunak

4.    Data : sumber atau kumpulan data

5.    Network : sistem jaringan

6.    Policies and procedures

           Yang mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi di dalam organisasi

Lima fungsi dasar teknologi dan sistem informasi (apa yang dilakukan)

1.      Capture (menangkap)

Mendapatkan informasi pada titik asalnya/terjadinya

2.      Cradle (menyangga)

Menyimpan informasi

3.      Create (menciptakan)

Memproses untuk mendapatkan sesuatu yang baru

4.      Convey (menyampaikan)

Menyajikan informasi dalam bentuk yang bermanfaat

5.      Communicate (mengkomunikasikan)

Mengirimnya kepada orang lain

Dikutip dari : http://351999.blogspot.co.id/2015/04/pengantar-administrasi-perkantoran.html

*Semoga Bermanfaat*
 

Rapat

A.    Pengertian Rapat 
1.      Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

B.     Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1.      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3.      Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4.      Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5.      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6.      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

C.    Jenis-Jenis Rapat

a.       Berdasarkan tujuan

1)      Rapat penjelasan

Rapat penjelasan ialah rapat yang dise­lenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2)      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3)      Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b.      Berdasarkan sifat

1)      Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2)      Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

3)      Rapat terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dapat di­hadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4)      Rapat tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diseleng­garakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.       Berdasarkan jangka waktu

1)      Rapat mingguan

2)      Rapat bulanan

3)      Rapat semester

4)      Rapat tahunan

d.      Berdasarkan frekuensi

1)      Rapat rutin

Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.

2)      Rapat incidental

Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e.       Berdasarkan nama

1)      Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna mem­babas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)      Rapat dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3)      Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

D. Tipe Pemimpin Dan Peserta Rapat

Tipe-tipe pemimpin rapat:

a.       Tipe otoriter

Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pe­mimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.

b.      Tipe demokratis

Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-sa­ran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi pe­tunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok.

c.       Tipe laissez faire

Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah.  

Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:

1)      Tipe pemersatu

penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.

2)      Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok.

3)      Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara).

4)      Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.

5)      Tipe inisiatif

Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.

6)      Tipe pemberi informasi

Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7)      Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.

E.     Teknik Penyelenggaraan Rapat

Teknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut.

1.      Persiapan rapat

a.       Why (Mengapa?)

Latar belakang diadakannya rapat. Para pe­serta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu diselenggarakan.

b.      What (Apa?)

Materi atau masalah harus dirumuskan dengan tepat. Jangan sampai permasalahan dirumuskan terlalu luas.

c.       Who (Siapa?)

Orang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan.

d.      Where (Dimana)

Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaik­baiknya.

e.       When (kapan)

Penentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atau situasi perkembangan organisasi atau peru­sahaan.

f.       How (bagaimana)

yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain).

Dikutip dari : http://aniatih.blogspot.co.id/search?q=Rapat
*Semoga Bermanfaat* :)