Rapat

A.    Pengertian Rapat 
1.      Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

B.     Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1.      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3.      Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4.      Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5.      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6.      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

C.    Jenis-Jenis Rapat

a.       Berdasarkan tujuan

1)      Rapat penjelasan

Rapat penjelasan ialah rapat yang dise­lenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

2)      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3)      Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b.      Berdasarkan sifat

1)      Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2)      Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

3)      Rapat terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dapat di­hadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4)      Rapat tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diseleng­garakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.       Berdasarkan jangka waktu

1)      Rapat mingguan

2)      Rapat bulanan

3)      Rapat semester

4)      Rapat tahunan

d.      Berdasarkan frekuensi

1)      Rapat rutin

Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.

2)      Rapat incidental

Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e.       Berdasarkan nama

1)      Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna mem­babas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)      Rapat dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3)      Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

D. Tipe Pemimpin Dan Peserta Rapat

Tipe-tipe pemimpin rapat:

a.       Tipe otoriter

Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pe­mimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.

b.      Tipe demokratis

Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-sa­ran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi pe­tunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok.

c.       Tipe laissez faire

Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah.  

Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:

1)      Tipe pemersatu

penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.

2)      Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok.

3)      Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara).

4)      Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.

5)      Tipe inisiatif

Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.

6)      Tipe pemberi informasi

Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7)      Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.

E.     Teknik Penyelenggaraan Rapat

Teknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut.

1.      Persiapan rapat

a.       Why (Mengapa?)

Latar belakang diadakannya rapat. Para pe­serta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu diselenggarakan.

b.      What (Apa?)

Materi atau masalah harus dirumuskan dengan tepat. Jangan sampai permasalahan dirumuskan terlalu luas.

c.       Who (Siapa?)

Orang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan.

d.      Where (Dimana)

Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaik­baiknya.

e.       When (kapan)

Penentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atau situasi perkembangan organisasi atau peru­sahaan.

f.       How (bagaimana)

yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain).

Dikutip dari : http://aniatih.blogspot.co.id/search?q=Rapat
*Semoga Bermanfaat* :)